DIGITIZARE – Catalogul alfabetic tradițional (AB)

Este digitizarea catalogului alfabetic tradițional o soluție intermediară de luat în considerare de biblioteci și alte instituții de cultură în folosul utilizatorilor ? 

Răspunsul este un categoric DA.

Proiectul Bibliotheca Batthyaneum MMXVI, demarat în anul 2016 a avut în vedere dezvoltarea unei baze de date și a „unei noi generații” de instrumente digitale – inclusiv cu acces online - pentru utilizatorii & cercetătorii și publicul larg interesat de valorile patrimoniale bibliofile, în primă etapă, din Filiala Bibliotecii Naționale a României din Alba Iulia.

Contextul instituțional și profesional complex (local și național) din ultimii 5 ani a complicat și întârziat însă parcurgerea unui proiect de digitizare și accesibilizare inclusiv online a catalogului alfabetic tradițional.

Cu toate acestea, cu perseverență primul pas avut în vedere în acest proiect, respectiv digitizarea și accesibilizarea online a catalogului alfabetic tradițional aferent colecției de carte veche (secol XVI-XVIII) din instituție a fost parcurs și îndeplinit în ceea mai mare parte.

Inițiativa și-a propus:

  1. digitizarea/scanarea fișelor alfabetice de carte regăsite fizic în cutii cartonate la parterul Filialei Biblioteca Batthyaneum
  2. organizarea, respectiv prelucrarea digitală a fișierelor scanate și anume: redenumirea fișelor individuale scanate (autor/cotă), gruparea a câte 25 de fișe alfabetice în fișiere .pdf respectând ordinea alfabetică inițială
  3. utilizarea preliminară a conținutului fișelor, prelucrarea și organizarea acestora pe baza următoarelor criterii: cronologie, limbă, localitate, tematică și tipografi(i) & centre tipografice
  4. identificarea unui program (software), adaptarea, încărcarea și funcționalizarea bazei de date rezultate
  5. punerea la dispoziția cercetătorilor a 2 terminale (desktop) într-un cadru special amenajat, preferabil o sală de lectură veritabilă
  6. În paralel cu crearea condițiilor pentru acces bază de date la nivelul filialei, pregătirea pentru acces liber online

Secolul XXI și prin așteptările utilizatorilor, dar mai ales datorită necesității eficientizării procesului de prelucrare, catalogare a acestei colecții, probabil va convinge responsabilii instituției să depășească această etapă istorică de evidență și prelucrare și în prezent nefinalizată și să încerce direct să catalogheze și unitățile acestei colecții prin intermediul programelor integrate de bibliotecă, gen ALEPH, utilizat în prezent la nivelul Bibliotecii Naționale a României.

Totuși datorită ritmului lent de catalogare în programul integrat de bibliotecă ALEPH, Filiala Biblioteca Batthyaneum are introduse începând din anul 2012 până în prezent doar puțin peste 3270 de unități bibliografice, conform catalogului online al Bibliotecii Naționale, motiv pentru care trebuiau găsite soluții intermediare în folosul utilizatorilor & cercetătorilor.

DIGITIZAREA catalogului tradițional alfabetic a fost una dintre aceste soluții.

Odată cu încheierea anului 2020 au devenit disponibile la nivelul Filialei Biblioteca Batthyaneum un număr de 19 792 de fișe alfabetice scanate/digitizate aferente vechiul fișier alfabetic, ce corespund colecției de carte veche (secol XVI-XVIII) regăsit în instituție.

Sigur conform bibliografiei și evidențelor instituției colecția numără peste 24 000 de unități bibliografice, însă nu toate se regăsesc în catalogul (fișierul) alfabetic tradițional.

Începând cu anul 2021 toți utilizatorii, respectiv cercetătorii colecției de carte veche din Filiala Biblioteca Batthyaneum au posibilitatea de a folosi acest instrument de căutare.

În prezent acest instrument (în versiune preliminară) digital de căutare poate fi utilizat doar la sediul bibliotecii și în viitorul apropiat sperăm și online, după ce utilitatea acesteia într-un final va fi convingătoarea la nivelul instituției.

Din utilitățile practice imediate a acestor fișiere digitizate:

  • acces facil la toate (19 792) fișele digitale permanent ordonate alfabetic (cele fizice datorită utilizării ordinea lor era deseori schimbată)
  • posibilitate căutare după nume autor și cotă
  • posibilitate căutare specifică în funcție de cronologie (an, secol), limbă, localitatea (tipăririi), tematică și tipografi(i) & centre tipografice în peste 5070 (prelucrate suplimentar) din totalul fișelor disponibile

!!! Toate aceste facilități de căutare sunt tributare informațiilor, respectiv conținutului fișelor alfabetice (conform cărora au fost prelucrate) completate mai ales în deceniile 8, 9 ș 10 a secolului trecut și sporadic în primul deceniu al secolului XXI.

Prelucrarea preliminară a informațiilor din aceste fișe alfabetice (cca 5070) aferente colecției de carte veche a Filialei Biblioteca Batthyaneum, conform celor 5 criterii menționate mai sus, au oferit o imagine concludentă cel puțin statistic vorbind despre valoarea și importanța acestui patrimoniu național de anvergură europeană regăsit în Alba Iulia (accesați postarea Curiozități statistice extrase din fișele alfabetice de carte veche digitizate la Filiala Biblioteca Batthyaneum).

Practica digitizării cataloagelor alfabetice tradiționale este una de câteva decenii la nivelul bibliotecilor mai dinamice din România, ne referim printre altele la bibliotecile central universitare dar și la altele de la nivel național și regional care au conștientizat importanța (chiar și dacă limitată sau doar intermediară) unei astfel de realizări (accesați postarea Despre digitizarea cataloagelor tradiționale în biblioteci și instituții de cultură din România)